Composition
Au quotidien
Le secrétaire assure le fonctionnement administratif quotidien de la structure : tenue du fichier des adhérents et des registres, bonne exécution matérielle des tâches administratives, envoi des convocations…
Il tient également la correspondance de l’association. Il tient à jour les archives de l’association, rédige les compte-rendus des procès-verbaux des organes collégiaux (bien souvent le conseil d’administration et le bureau) et de l’assemblée générale.
Le secrétaire est essentiellement chargé de la tenue des différents documents de l’association qu’il signe afin de les certifier conformes.
Cette mission est importante car ses actes font foi jusqu’à preuve du contraire.
Il revient également au secrétaire de procéder aux déclarations obligatoires en préfecture, et de convoquer les différents organes de l’association. Plus généralement, il veille au bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de l’association.
Pendant les réunions
Le rôle du secrétaire est stratégique : il doit à la fois prendre
des notes pour constituer le compte rendu et faire le lien avec les décisions passées.
Mais il doit également veiller aux respects des statuts et être prêts à répondre à tout
problème, en particulier lors des réunions statutaires (CA, AG).
Après la réunion, la diffusion du compte-rendu est capitale. Il est à noter que le
procès-verbal n’aura de valeur juridique que s’il est approuvé lors de la réunion
suivante.
Le secrétaire peut être obligé d’intervenir dans le journal de l’association ou dans la
presse, et veiller à ce que les informations rapportées soient conformes à la réalité.